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Seis trucos para gestionar mejor el tiempo

Hoy queremos compartir con vosotros este artículo sobre productividad que hemos encontrado en Inc.com. Demasiado a menudo el tiempo parece que se nos escapa entre los dedos sin que nos hayamos dado cuenta, y si además somos emprendedores y estamos echando a andar una startup esto se vuelve una preocupación todavía mayor.

¿Qué reglas podemos seguir para optimizar nuestras horas, para que no parezca que los días se van sin que hayamos cumplido nuestros objetivos (y nos invada la frustración por ello)?

Gestión Del Tiempo

Los trucos que nos presenta el autor del texto, Kevin Daum, son sencillos, nada de “fórmulas mágicas”; pero precisamente por ello son extremadamente útiles. Partiendo de ellos como base, podemos crearnos nuestros propios hábitos para aprender a optimizar el tiempo siempre que lo necesitemos.

1) Mantener un registro del tiempo que tardamos en realizar las tareas. Si lo tenemos actualizado mediante un calendario, además, nos servirá como método de motivación personal: podremos ver cuánto hemos avanzado, si hemos aprendido a hacer determinadas tareas en menos tiempo o si por el contrario algunas empiezan a requerir de nosotros mayor atención.

2) Añadir música a las tareas que realicemos en solitario. Esto es algo que hacemos muchos por inercia: ¿qué puede haber más gratificante que sentir cómo la música inunda nuestros sentidos y nos ayuda a concentrarnos sin darnos cuenta? No es sólo una cuestión de hobby personal, de hecho. La música, puede proporcionar a nuestras tareas ritmo y actuar como un metrónomo, evitando la monotonía y el aburrimiento que merman inevitablemente la productividad.

3) Combinar las tareas similares o afines para realizarlas a la vez. Resulta mucho más efectivo que moverse de una tarea a otra o ir saltando entre diferentes proyectos, con la consiguiente desconexión de nuestra atención. Con este simple consejo, reduciremos las distracciones y optimizaremos nuestra preparación mental antes de cada bloque de tareas.

4) Añadir un tiempo antes y después de cada reunión. Todos sabemos lo poco eficiente que resulta terminar una reunión y empezar otra inmediatamente: necesitamos ese tiempo de desconexión, de “cambio de chip”, para poder dar lo mejor de nosotros mismos. Así que una buena sugerencia es programar nuestras reuniones dejando unos cinco-diez minutos entre una y otra; tiempo más que suficiente para organizar papeles y preparar los temas que vamos a tratar.

5) Mejorar la puntualidad. Está directamente relacionado con lo anterior, claro. No vale de nada dejar estos minutos adicionales si nos retrasamos por defecto a la hora de llegar a las reuniones, o si hacemos lo mismo para empezar cada tarea. Si nos marcamos un tiempo de comienzo y de final, hemos de intentar respetarlo todo lo que podamos, siempre que no haya agentes externos e imprevistos que nos lo impidan.

Reprogramar citas o tareas será algo inevitable muchas veces, pero no hemos de consentir que suceda por nuestra propia pereza.

6) Planificar (¡y cumplir!) los descansos. Éste es uno de esos aspectos que todos creemos tener siempre en mente, pero que pocas veces respetamos como es debido. Y es que, si de algo quitamos tiempo, es de nuestros descansos…

El autor del artículo nos sugiere que añadamos una pausa de unos quince minutos en mitad del día, que nos sirva para aclararnos la mente, limpiarla de estrés y distracciones y poder continuar con energía el resto de nuestra jornada laboral.

¿Qué os parecen estos consejos, los veis útiles? ¿Tenéis vosotros otras rutinas para organizar vuestro tiempo?

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